Ressources à mobiliser pour réussir une séance de travail

Pour toute séance de travail, une question de première importance concerne les ressources à disposition.
1. De quel temps dispose-t-on ?
2. Quel type de document, etc., disponible pourrait être utile ?
3. Combien d’argent peut-on dépenser ?
4. Quelles personnes pourraient aider à l'animation de la réunion ?

Pour une bonne adéquation entre les objectifs d'une réunion et des ressources affectées

Il n’est pas rare de constater que les objectifs de la formation retenus semblent trop ambitieux pour les ressources dont on dispose. La plupart d’entre nous voulons embrasser beaucoup plus que ne nous le permettent le temps et les ressources disponibles. Il est naturellement tentant d’essayer de tout couvrir d’une manière ou d’une autre. Si cela peut parfois réussir, on vérifie généralement plutôt que « qui trop embrasse, mal étreint ». C’est un fait qu’éclaire le diagramme suivant : MANQUE DE DOCUMENTATION – ENNUI … TROP DE DONNES – FRUSTRATION (source : fouineteau.fr).

Cette ligne représente les choix qui s’offrent à vous quant au volume du contenu qu’il vous sera possible de traiter. Vous pouvez traiter d’une très faible quantité d’information et plonger les participants dans l’ennui par manque d’activité et de stimulation. Mais vous pouvez aussi, à l’autre extrême, tenter d’en faire trop et vous apercevoir que les participants retiennent, non le contenu lui-même, mais la frustration de n’avoir pu saisir tout ce qui s’est passé au cours de la réunion.

Pour une bonne planification au "juste milieu"

Une bonne planification doit viser à un déplacement aussi marqué que possible vers la droite de cette ligne, sans surcharger jusqu’à un point de frustration. C’est un dosage qui ne sera toujours qu’approximatif, mais un dosage nécessaire. Il est naturellement possible de modifier le rythme en cours de réunion. Si, par exemple, les participants semblent épuisés et surmenés, on peut supprimer des séances ou les écourter. Mais si nous avons de la chance, la planification sera assez juste pour rendre ces mesures inutiles.

Lorsqu’il apparaît impossible de tout couvrir en une réunion, nous devons voir si certains objectifs ne pourraient être combinés et, dans la négative, décider d’un ordre de priorité. Dans certains cas, on peut augmenter les ressources – et en particulier, le temps – afin de traiter de tout le contenu nécessaire. Nous verrons cela plus nettement à la phase suivante.